Как написать протокол общего собрания учредителей о смене юридического адреса ООО в 2021 году

Если ООО с несколькими участниками решило сменить юридический адрес, сначала надо провести общее собрание учредителей и оформить протокол. Документ составляется письменно, в свободной форме с обязательным указанием регистрационных данных ООО и нового адреса. Если старый адрес указан в уставе, надо изменить и учредительный документ.

Если учредители решили сменить адрес ООО, надо провести общее собрание и составить протокол. В протокол следует вписать реквизиты ООО, ФИО всех учредителей, вопросы повестки дня с результатами голосования и новый адрес. Также его надо заверить нотариально или иным законным способом.

Далее следует заполнить нужную форму заявления для регистрации изменений в налоговой. Если в уставе указано только название населенного пункта, и вы переезжаете в его пределах, заполняется форма Р14001. Если адрес полностью указан в уставе или ООО переезжает в другой населенный пункт, заполняется форма Р13001. Эти заявления надо заверить нотариально.

Подать документы в налоговую нужно в течение трех дней с момента подписания протокола общего собрания. В противном случае ООО грозит штраф.

1. Как провести общее собрание участников и правильно составить протокол

Чтобы сменить адрес ООО, его учредители должны принять совместное решение. Для этого нужно провести общее собрание. Если оно будет внеплановым, тогда инициатор совещания (директор или кто-то из учредителей) должен уведомить всех участников минимум за 30 дней до даты собрания.

Для принятия решения о смене адреса требуется, чтобы в голосовании приняли участие учредители, обладающие не менее 50% голосов, и больше половины из них проголосовали «за». Заочные голоса также учитываются.

На собрании нужно выбрать председателя, секретаря и того, кто будет подсчитывать голоса. Далее следует определить список вопросов повестки дня, провести голосование и зафиксировать результаты в протоколе. Затем документ надо заверить нотариально, но можно и альтернативными способами, например, подписями всех присутствующих на собрании, если это предусмотрено уставом ООО.

Протокол должен быть составлен в 2-х экземплярах: один для налоговой, другой для внутренней документации фирмы. Также в течение 10 дней после собрания надо отправить копию протокола каждому учредителю, даже если его не было на собрании.

2. Образец заполнения протокола общего собрания учредителей о смене адреса ООО

Адрес ООО и его место нахождения — разные понятия. Адрес — подробный адрес, который указывается в ЕГРЮЛ: населенный пункт, название улицы, номер дома и офиса. Местонахождение ООО — только название населенного пункта. В уставе может указываться и точный адрес, и только месторасположение ООО. В зависимости от того, как указан адрес в уставе, протокол собрания учредителей может быть или о смене адреса, или о смене места нахождения.

Образец протокола о смене адреса ООО в пределах одного населенного пункта

Если в уставе фигурирует только название населенного пункта, тогда при переезде в пределах этого же поселения, надо изменить лишь адрес в ЕГРЮЛ. Для этого в ФНС подается форма Р14001. При этом в протоколе следует указать пункт о смене адреса.

• Скачать шаблон протокола о смене адреса ООО DOCX, 23 KB

Если в уставе указан подробный адрес, тогда при переезде в пределах одного населенного пункта, надо подать в налоговую форму Р13001. Тогда в протокол следует внести пункт и о смене адреса, и о внесении поправок в устав.

Образец протокола о смене адреса ООО при переезде в другой населенный пункт

Если организация переезжает в другой населенный пункт, тогда, помимо внесения изменений в ЕГРЮЛ, надо изменить и устав. В протоколе следует написать, что, кроме смены адреса, еще следует внести поправки в устав или подготовить лист изменений к уставу.

• Скачать бланк протокола о смене местанахождения ООО DOC, 31 KB

При переезде в другой населенный пункт у ООО меняется контролирующая налоговая. Поэтому заявление будет подаваться в 2 этапа. Сначала надо подать форму Р14001 в прежнюю ФНС, а после переезда нужно подать форму Р13001 в налоговую по новому месту расположения ООО.

3. Что указать в протоколе общего собрания участников

Протокол общего собрания учредителей о смене юридического адреса составляется письменно в свободной форме с обязательным указанием следующей информации:

• Название ООО,
• Порядковый номер документа, в соответствие с реестром протоколов, которые хранятся в документации общества,
• Дата и место составления документа,
• ФИО всех присутствующих учредителей,
• Тип собрания: плановое, внеплановое,
• ФИО председателя, секретаря и того, кто будет подсчитывать голоса,
• Повестка дня, которая может содержать такие вопросы:
  • смена адреса с указанием прежнего и нового адреса,
  • сведения о внесении поправок в устав при необходимости,
  • запись об утверждении новой редакции устава или листа изменений к уставу,
  • запись о назначении ответственного за регистрацию изменений в ФНС,
• Результаты голосования по каждому пункты повестки,
• Подписи всех участников собрания.

Протокол достаточно распечатать в двух экземплярах: один для ФНС и один должен остаться во внутренней документации фирмы. Учредителям можно отправить копии протокола в течение 10 дней после собрания.

4. Как сообщить в ФНС о смене адреса ООО

Сообщить в налоговую о смене адреса надо в течение трех дней с даты подписания протокола общего собрания. Иначе ООО грозит штраф.

Порядок уведомления налоговой следующий:

1. Оформить протокол общего собрания учредителей о смене адреса ООО.
2. Заполнить нужную форму заявления: Р13001, если изменения нужно внести в ЕГРЮЛ и в устав; Р14001, если меняются только сведения в ЕГРЮЛ, а устав остается прежним.
3. Заверить заявление у нотариуса.
4. Оплатить госпошлину 800 рублей, если подаете заявления Р13001. При электронной подаче, а также через МФЦ или нотариуса пошлина не оплачивается. Подача формы Р14001 пошлиной не облагается.
5. Подать заявление в налоговую любым удобным способом:
   • лично или через представителя с нотариальной доверенностью в налоговую или в МФЦ,
   • через почту заказным письмом с описью и уведомлением о вручении,
   • электронно с помощью ЭЦП через онлайн-червис ФНС,
   • электронно через нотариуса с помощью его ЭЦП,
   • через курьерские службы, если организация находится в Москве.

В налоговую нужно подавать следующие документы:

• Заявление, заверенное у нотариуса,
• Протокол общего собрания о смене адреса,
• Устав, если он меняется, или лист изменений к уставу,
• Квитанция об оплате госпошлины, если подаете форму Р13001 сразу в налоговую или отправляете почтой, при других способах подачи пошлина не оплачивается,
• Гарантийное письмо или согласие собственников жилого помещения на предоставление юридического адреса ООО.

Налоговой могут потребоваться дополнительные документы, их список уточните в своей ФНС. Через 5 рабочих дней ФНС вышлет на ваш e-mail новый лист записи ЕГРЮЛ, если подавали форму Р14001. Если подавали форму Р13001, вам пришлют еще ваш устав или лист изменений к нему с печатью ФНС.

Обязательно проверьте, правильно ли внесены изменения в ЕГРЮЛ. При наличии ошибок подайте форму Р14001, а в п. 2 на странице 001 поставьте код 2 — в связи с исправлением ошибок.